TIETOSUOJASELOSTE

ID Northin ja Arctic Groupin Identity Day -tapahtuman ilmoittautuja- ja osallistujarekisteri.

Päivitetty: 27.02.2026

1. Rekisterinpitäjä

ID North Oy
Y-tunnus: 2578204-5
Ilmalantori 4, 00240 Helsinki
Sähköposti: privacy@id-north.com

Identity Day -tapahtuman järjestävät yhteistyössä ID North sekä Arctic Group.

Verkkosivusto: https://identityday.fi

2. Kuvaus käsittelytoimista

Rekisterin tietoja käsitellään Identity Day -tapahtuman valmistelemiseksi, järjestämiseksi sekä yhteistyökumppani- ja Asiakaskontaktien muodostamiseksi ja ylläpitämiseksi tapahtuman jälkeen.

Henkilötietojen käsittelyllä viitataan kaikkiin Identity Day -tapahtumaan ilmoittautuneiden ja osallistuvien henkilötiedoille suoritettaviin toimenpiteisiin, kuten keräämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. 

Henkilötiedolla viitataan tietoon, joka on suoraan tai välillisesti yhdistettävissä rekisteröityyn yksilönä. Se voi olla nimi, kuva, henkilötunnus, yhteystiedot, titteli, IP-osoite jne.

Tässä selosteessa kerromme, miten ja mihin tarkoituksiin käsittelemme Identity Day -tapahtumaan ilmoittautuneiden ja osallistuvien ID Northin ja Arctic Groupin työntekijöiden, Asiakkaidemme, yhteistyökumppaniemme sekä potentiaalisten Asiakkaidemme edustajien ja työntekijöiden henkilötietoja. Löydät selosteesta tiedot myös siitä, miten voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

ID North käyttää Identity Day -tapahtuman ilmoittatuja- ja osallistujarekisterin tietoja rekisteröidyn suostumuksen sekä oikeutetun edun perusteella:

• Identity Day -tapahtuman suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi sekä palautteen keräämiseksi
• Tapahtumaan liittyvän markkinointiviestinnän toteuttamiseksi uutiskirjeiden, kutsujen ja tiedotteiden muodossa sekä viestinnän kehittämiseksi ja kohdentamiseksi.
• Identityday.fi -verkkosivustovierailuiden seuraamiseksi, sisällön kehittämiseksi sekä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi
• Tapahtumassa tuotetun kuvamateriaalin (valokuvat, videokuva, äänitallenteet) käytön mahdollistamiseksi
• Sponsori- / kumppaniyhteistyön mahdollistamiseksi
• ID Northin ja Arctic Groupin liiketoiminnan, asiakaspalvelun, myynnin ja markkinoinnin kehittämiseksi

4. Henkilötietojen lähteet

Rekisterin tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Tapahtuman verkkosivuilla käytetään evästeitä erilaisen tiedon, myös henkilötiedoksi katsottavan tiedon, keräämiseen. Tämä tarkoittaa, että henkilötietoja kerätään myös tapahtuman www-sivujen sekä sivuston evästeiden välityksellä. Lisätietoa www-sivuillamme käytetyistä evästeistä voit lukea täältä. 

Markkinointitarkoituksiin ja/tai asiakaspalautteilla kerättävien tietojen antaminen ei ole pakollista ja rekisteröity voi antaa vain haluamansa tiedot.

5. Rekisteröityjen ryhmät

• ID Northin ja Arctic Groupin työntekijät ja alihankkijat
• Potentiaalisten Asiakkaidemme edustajat ja työntekijät
• Asiakkaidemme edustajat ja työntekijät
• Sponsorien ja yhteistyökumppaniemme edustajat ja työntekijät
• Tapahtuman www-sivujen kävijät

6. Henkilötietojen ryhmät

Tallennamme rekisteröidyistä enintään seuraavat henkilötiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Yritys ja tehtävänimike
• Yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero)
• Ilmoittautuja- ja osallistujatiedot, ruokarajoitteet
• Markkinointiviestintään liittyvät tilaustiedot sekä niihin ja muuhun viestintäämme reagoimista koskevat tiedot
• Verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot (IP-osoite, evästeet, analytiikka)
• Tapahtumissa tuotettu kuva- ja videomateriaali
• Rekisteröidyn muut, vapaaehtoisesti antamat tiedot

7. Valokuvaus ja videointi tapahtumissa

Tapahtumissamme tuotetaan kuvamateriaalia valokuvien ja videoiden muodossa. Materiaalia voidaan käyttää:

• ID Northin sekä Arctic Groupin ja Identity Day -tapahtumien verkkosivuilla
• Sosiaalisen median julkaisuissamme
• Markkinointimateriaaleissamme

Osallistumalla tapahtumaan annat suostumuseksi sille, että saatat esiintyä kuvissa tai videoissa osana yleisöä tai osallistujia.

Kuvamateriaalia säilytetään enintään 5 vuotta kuvausajankohdasta.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Tietojen siirrossa, luovuttamisessa ja käsittelyssä noudatetaan lakeja, asetuksia ja viranomaisen ohjeita. Siirroista ja luovutuksista on sovittu asianmukaisin sopimuksin.

Henkilötietoja siirretään ja luovutetaan Arctic Groupille sekä tapahtuman sponsoreille erilaisten markkinointiaktiviteettien toteuttamiseksi..Lisäksi niitä voidaan luovuttaa teknisille palveluntarjoajille (esim. tapahtuma-, uutiskirje- ja analytiikkajärjestelmät)

Voimassa olevan lainsäädännön puitteissa rekisterin tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille.

Emme myy keräämänsä tietoa kolmansille osapuolille.

9. Henkilötietojen kansainväliset siirrot ja luovutukset EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan joissakin tilanteissa siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle järjestelmäteknisistä sekä sponsoriemme ja yhteistyökumppaniemme markkina-alueista johtuvista syistä.

Siirroista on sovittu asianmukaisin sopimuksin. Henkilötietojen siirto EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle perustuu Euroopan komission hyväksymiin mallilausekkeisiin.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Säilyttämme henkilötiedot lainsäädäntöä noudattaen. 

Tapahtumaan ilmoittautuneiden ja osallistuneiden tiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti 2 vuoden ajan.

Tapahtumaan liittyvän markkinointimateriaalin tilauksen voi päättää milloin tahansa uutiskirjeessä, kutsussa jne. olevan linkin kautta.

Kuvamateriaalin säilytysaika on 5 v. kuvausajankohdasta.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti henkilörekisterin rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Mikäli sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, pyydämme ottamaan yhteyttä privacy@id-north.com. Sinulla on oikeus:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä sekä käsittelyn tarkoituksista
• tarkastaa itseäsi koskevat tiedot sekä tietojen säilytysajat
• vaatia virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin
• siirtää tiedot rekisteristä toiseen soveltuvin osin
• saada tieto rekisterinpitäjään kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta, jos tämä aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille
• vaatia korvausta tietoturvaloukkauksen aiheuttamista vahingoista
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).

Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi ennen tietojesi luovuttamista.

12. Tietoturva

Rekisteri on pääasiassa digitaalinen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja kulunvalvonnalla suojatussa tilassa. 

Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin sekä muunlaisin teknisin turvakeinoin. 

Tietojen käyttöoikeudet on määritelty ja rajattu. Tietojen tuhoaminen hoidetaan asianmukaisesti ja huolellisesti.